Tips voor een lege in-box na je vakantie

Ontspannen terug van vakantie: regel het voordat je gaat 

 
1. Stop twee dagen voor je vakantie begint met het versturen van e-mailberichten met taakverzoeken die ook kunnen wachten tot na de zomervakantie onder het motto: minder mail ontvangen bereik je door minder mail te versturen.

 2. Schakel twee dagen van tevoren je afwezigheidsassistent in met de mededeling dat je geen taakverzoeken meer afhandelt die ook tot na de zomervakantie kunnen wachten. Nodig de collega’s wel uit om als zij van mening zijn dat iets toch dient te gebeuren, om telefonisch contact met je op te nemen of even bij je langs te kopen

3. Wees duidelijk in je laatste e-mailberichten dat je pas... (datum)... weer begint met het lezen van je e-mail.

4. Dat moment hoeft dus niet per se je eerste werkdag te zijn (liever niet).

5. Reserveer een middag vóór je vakantie voor het opschonen van je postvak.

6. Maak goede afspraken met je collega’s over het op orde houden van je mailbox tijdens je vakantie.

7. Stel je afwezigheidsassistent goed in: geef aan dat je bijvoorbeeld alleen de mail die je ontvangen hebt in de laatste week van je vakantie leest en beantwoordt, en dat je e-mail die je voor een bepaalde datum hebt ontvangen niet behandelt.
Laat weten tot wie mensen zich kunnen richten met vragen. Vraag of afzenders die echt willen dat je kennis neemt van een bepaald bericht, dat bericht opnieuw willen sturen na je vakantie.

8. Als dat niet kan, stuur dan alle e-mailberichten automatisch door met de wizardregel naar degene die jou vervangt.

9. Stel je wizardregel zo in dat deze alle cc-berichten in een cc-map archiveert en dat outlook met een automatische reply antwoordt dat je cc-berichten ongelezen in de cc-map opslaat en deze op een jouw passend moment leest (of niet).

10. Maak op de eerste dag na de vakantie geen afspraken en hou je agenda vrij om het overzicht op je werklast en de inhoud van je postbus te verwerken.

bron: trainingen efficiënt mailen van Denise Hulst
www.denisehulst.nl
www.efficientemailen.nl