Tien tips om greep te krijgen op je e-mail

Voer een e-mailloze vrijdag in!
 

Elke laatste vrijdag van november wordt er op grote schaal aandacht besteed aan het probleem van de overvolle e-mailboxen. Er zijn nu ook al bedrijven die elke vrijdag tot e-mailvrije dag hebben verklaard. Op die dagen mag je alleen bellen, een briefje schrijven of iemand persoonlijk opzoeken - wat een verbetering in de communicatie en wat een rust! Lijkt me een prima manier om wekelijks af te kicken, zeker als voorbereiding op het weekend. Doen!

Tijd ook om je te bezinnen op nut en noodzaak van alle mail. Je kunt de chaos in je hoofd temmen met behulp van de volgende 10 tips.

Tem de chaos in je hoofd..

1. Check je mail maar een paar keer per dag, op vaste tijden, en niet steeds tussendoor.

2. Lees elke mail maar één keer. Beslis meteen wat je met een mail gaat doen: beantwoorden, verwijderen of verplaatsen.

3. Zet te nemen acties in je takenlijst en archiveer de e-mail in een relevante map.

4. Sla relevante bijlagen direct op de juiste plek op.

5. Maak een map ‘afwachten’ voor e-mails waar je nog antwoord op moet krijgen.

6. Maak een map ‘nog te lezen’ voor nieuwsbrieven en dergelijke om ze te lezen wanneer je daar tijd voor hebt.

7. Antwoord alleen indien nodig. Op een cc-bericht hoef je niet te reageren.

8. Verspil geen onnodige tijd aan zoeken. Gebruik Ctrl E en type zoekwoorden in om mails in je mailbox te vinden.

9. Ontvang minder mail. Meld je af voor nieuwsbrieven die niet meer relevant voor je zijn of waar je nooit aan toekomt.

10. Gebruik de functionaliteiten van je mailprogramma.

Bekijk gratis lessen voor outlook